Microsoft Excel

Microsoft Excel es la hoja de calculo incorporada en la suite Office. Su utilización está muy extendida. Excel puede ejecutarse como cualquier otra aplicación Windows.

Filas, columnas y celdas

Los documentos de trabajo de Excel se denominan libros, y están formados por hojas de calculo. Cada libro contiene inicialmente tres Hojas, que el programa denomina Hoja1, Hoja2 y Hoja3.Cada ventana contiene 256 columnas, nombradas con letras que van desde la A, B.. Z, continuando por AA, AB... IV, y 65356 filas, identificadas por los números desde el 1 al 65536.

De todas las celdas existentes en una hoja de calculo, solo una es activa; esta aparece en el cuadro de nombres.

Activar las celdas de una hoja

Para proceder escribir en una de ellas, es necesario activarlo previamente. La activación de una celda se puede realizar mediante teclado o el ratón. Además de las teclas de movimiento, <Flecha arriba>, <Flecha derecha> o <Flecha izquierda>, existen algunas combinaciones que permiten activar determinadas celdas y hojas de cálculo de un libro, son las siguientes:

Introducir datos

Para eso hay que tener en cuenta ciertos aspectos particulares:

Utilización de direcciones de celdas en fórmulas

Las fórmulas pueden realizar cálculos con valores numéricos y además pueden operar con los datos introducidos en varias celdas. Así, por ejemplo, la fórmula =C5*D5 calcularía el producto de los números introducidos en las celdas C5 Y D5.

Prioridad en las operaciones de una formula

El orden más habitual es:

Guardar y cerrar un libro

Se guarda con todas sus hojas como cualquier otro documento Windows. Una vez guardado el libro, se puede cerrar su ventana mediante la opción Cerrar del menú Archivo. Para salir de Excel, se puede utilizar la opción Salir del menú Archivo.

Modificar datos

Una vez activada la celda correspondiente, hay dos opciones para activar su dato:

Buscar y reemplazar datos

Excel permite buscar un dato, o un conjunto de caracteres, de los introducidos en la hoja de cálculo activo; también permite reemplazar automáticamente los datos o caracteres localizados. Resultan similares a las realizadas en el procesador de textos.

Si se desea continuar con la búsqueda, habrá que hacer clic de nuevo sobre el botón Buscar siguiente. Para sustituir un dato, o un conjunto de caracteres hay que utilizar la opción Reemplazar.

Corrector ortográfico

El corrector se activa al seleccionar la opción Ortografía del menú Herramientas, solo en el caso de encontrar alguna palabra incorrecta mostrará el cuadro de diálogo Ortografía.

Guardar y guardar como

Existen dos opciones diferentes a la hora de guardarlo:

Guardarlo con el mismo nombre.

Guardarlo con otro nombre.

Rangos

Se denomina rango al conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operación.

Seleccionar un rango: Se puede realizar mediante el teclado o mediante el ratón. En ambos casos, las celdas seleccionadas quedarán resaltadas en vídeo inverso. Existen algunos rangos que pueden seleccionase rápidamente.

Copiar un rango

Se realiza a través del portapapeles, por lo que los pasos a seguir son:

Mover un rango

Los pasos que hay que seguir para mover un rango son:

Seleccionar el rango a mover.

Seleccionar la opción Cortar del menú Edición.

Activar la celda a partir de la cual se desea situar el rango desplazado.

Seleccionar la opción Pegar del menú Archivo.

Borrar un rango

Los pasos que hay que seguir son:

Nombrar un rango

Resulta de gran utilidad asignar nombres a los rangos. Se podrá utilizar el nombre de un rango cuando se tenga que hacer referencia a el.

Llenar un rango de celdas

Este se realiza Fácilmente desde el cuadro de dialogo Serie. También es posible rellenar de forma rápida un rango de celdas mediante el botón Autollenado.

Copiar formulas en un rango

Hay varios modos:

Mediante el portapapeles: mediante los pasos habituales:

Activar la celda que contiene la formula que desea copiar.

Seleccionar la opción Copiar del menú Edición.

Seleccionar el rango de las celdas en las que se desea copiar la formula.

Seleccionar la opción Pegar del menú Edición.

Mediante las opciones Rellenar: Consiste en utilizar una de las opciones Rellenar... del menú edición.

Mediante el botón Autillenado: para ello basta con activar la celda que contiene la formula y arrastrar dicho botón.

Referencias relativas, absolutas y mixtas

A las referencias que aparecen en las formulas se la denomina referencias relativas de celdas o celdas relativas, que se modifican, automáticamente, al copiar la formula en un rango de celdas. Al tipo de referencias que se mantienen constantes al copiar la formula se denominan referencias absolutas a celdas o celdas absolutas.

Funciones

Las funciones no son más que formulas, que todos los programas de calculo ofrecen al usuario para que este pueda realizar operaciones complicadas. Para que pueda realizar cálculos, debe actuar sobre los valores o datos necesarios, que se denomina genéricamente argumentos. De este modo, la sintaxis general de esta función es:

=función(argumento1;argumento2;argumento3 ...).

Introducir funciones

Se puede introducir como otro dato; escribiéndola y pulsando la tecla <Intro>

Cálculos rápidos

El modo de operar es:

1-Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos.

2-El programa muestra automáticamente el valor del cálculo activo.

3-Para averiguar otro resultado, hay que pulsar el botón derecho del ratón.

Anidación de funciones

En algunas ocasiones se hace necesario utilizar una función dentro de otra, esto se denomina anidar funciones.

Cálculo manual

Para impedir que el programa realice los cálculos automáticamente, se debe activar la opción manual en la ficha Calcular del cuadro de dialogo Opciones, que se activa al seleccionar la opción del mismo nombre en el menú Herramientas.

Búsqueda de objetivos

Es la operación que busca el valor de una variable que permite alcanzar un resultado determinado en alguna expresión en la que participe.

Tablas dinámicas

Una forma de agrupar y totalizar los datos de una hoja de cálculo consiste en crear una tabla dinámica, cuya característica principal es la agrupación de los datos en función de tres campos distintos: Una determinará las páginas de la tabla, mientras que los otros dos generan las filas y columnas de la tabla.

Ordenar un rango de datos

Esta operación se puede realizar rápidamente mediante las opciones de ordenación que ofrece Excel.

Insertar filas y columnas

Hay las siguientes opciones:

-Activar la celda adecuada y seleccionar la opción Filas o Columnas del menú Insertar.

-seleccionar la opción Celdas del menú Insertar, para activar el cuadro de diálogo Insertar celdas.

Eliminar filas y columnas

La diferencia entre borrar y eliminar celdas es que al borrar éstas quedan vacías, mientras que al eliminarlas, desaparecen tanto los datos como las propias celdas.

Modificar el aspecto de una hoja de cálculo

Hay que seguir los siguientes apartados:

Aumentar o disminuir el ancho de las columnas y la altura de las filas.

Ocultar columnas o filas.

Modificar el tipo y el tamaño de la fuente de algunos datos.

Resaltar un conjunto de caracteres en negrita, cursiva o subrayado.

Cambiar el formato de los números.

Alinear los datos dentro de sus celdas como más convenga.

Añadir bordes a un rango de celdas para destacarlas.

Sombrear las celdas y cambiar el color de los datos.

Modificar el ancho de una columna

La modificación de ancho de una columna se realiza mediante los siguientes pasos:

Activar una de las celdas de la columna.

Seleccionar la opción Ancho del menú Formato/Columna.

Introducir el valor del ancho deseado.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Modificar la altura de una fila

Para ello se debe:

-Activar una de las celdas de la fila

-Seleccionar la opción Alto del menú Formato/Fila

-Introducir el valor deseado para la altura

-Hacer clic sobre el botón Aceptar

Ocultar filas y columnas

Para ello bastará con activar alguna de sus celdas y seleccionar la opción Ocultar del menú Formato/Fila (Columna). Para visualizar de nuevo la fila o columna oculta, hay que seleccionar la opción Mostrar del menú Formato/Fila (Columna)

Modificar el tipo y tamaño de la fuente

Las modificaciones que afectan al formato de la fuente: tipo, tamaño, estilo, color, etc. ... se pueden modificar en la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas, que se activa al seleccionar la opción Celdas del menú Formato. Desde esta ficha es posible activar también la escritura de subíndices y superíndices

Formato de los números

Los distintos formatos que pueden activarse se encuentran en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas, que se activa al seleccionar la opción Celdas del menú Formato

Alineación de datos

Puede ser realizada mediante las opciones de la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Dibujar líneas en un rango

Si no se desea visualizar la cuadrícula de la hoja, hay que desactivar la opción Lineas de división en la ficha Ver del cuadro de diálogo Opciones.

Sombrear celdas

Esta operación se realiza desde la ficha Tramas del cuadro de diálogos Formato de celdas

Autoformatos

Excel incorpora una serie de formatos ya definidos que pueden ser aplicados a un rango de celdas para modificar diversos

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